Rechnungen schreiben: Welche Elemente sind notwendig?
Nicht nur Existenzgründer, die sich mit zahlreichen neuen Herausforderungen beschäftigen müssen, stehen vor der Frage, wie sie eine korrekte Rechnung auszustellen haben. Denn es gibt gesetzliche Anforderungen, die unbedingt zu beachten sind.
Ob Sie Ihre persönlichen Daten in einer schwungvoll gestalteten Kopfzeile unterbringen oder sie klein über die Empfängeranschrift setzen, damit sie im Umschlagfenster zugleich als Absender erkennbar ist, spielt keine Rolle. Aber Ihr Name und Ihre Anschrift müssen vermerkt sein – ebenso wie die des Adressaten. Zugleich ist es sinnvoll – aber nicht Pflicht – auch Ihre Telefonnummer sowie die Mail- und Webadresse aufzuschreiben.
Weitere notwendige Angaben sind die fortlaufende Nummerierung, mit der jede einzelne Rechnung eindeutig identifiziert werden kann, sowie das Ausstellungsdatum. Dass Sie ebenfalls die Art und die Anzahl des gelieferten Artikels oder eine Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung sowie den Preis anzugeben haben, versteht sich fast von selbst. Häufig wird das Lieferdatum oder der Zeitraum vergessen – machen nicht auch Sie diesen Fehler!
Vergessen Sie ebenfalls nicht den jeweils gültigen Steuersatz. Bei einer steuerbefreiten Rechnung ist auch dieser Fakt anzugeben. Sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, müssen Sie zudem die vom Finanzamt erteilte UID vermerken. Für Kleinbetragsrechnungen, also solche, die unter einem Bruttobetrag von 150 € liegen, gelten gewisse Vereinfachungen. Sie sollten sich aber angewöhnen, sämtliche Rechnungen mit den insgesamt notwendigen Pflichtangaben auszustellen – in Zeiten der EDV dürfte dies nicht schwerfallen, und Sie vermeiden damit Unklarheiten und Rückfragen.
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